จากสถานการณ์บ้านเมืองในปัจจุบันที่แสน....จะวุ่นวายเสียเหลือเกิน ทำให้คนทำงานหลายคน ไม่ว่าจะเป็นคนที่มีงานทำอยู่ หรือกำลังมองหางานใหม่ทำ และคนที่เพิ่งงงจบมาหมาด ๆ ที่มองหางานทำในยุคข้าวยากหมากก็แพงนี้ มันช่างยากเย็นเสียนี้กระไร เฮ้อ!!!!!!! ดังนั้นการที่เราจะได้งานทำหรือไมนั้นมันก็ขึ้นอยู่กับบุญกับวาสนาเสียแล้ว แต่ถ้าจะรอบุญวาสนาอย่างเดียวเห็นทีคงจะยาก จึงจำเป็นต้องช่วยเหลือตัวเองไปพลาง ๆ ก่อน การหางานในปัจจุบันนี้จำเป็นต้องมีความรู้ในการเขียนจดหมาย (สมัครงาน) การเขียน Resume เพื่อให้น่าสนใจ มาดูกันดีกว่า
Cover Letter จดหมายสมัครงานคือ?
จดหมายสมัครงาน เป็นจดหมายที่เราเขียนขึ้นเพื่อแนะนำตัวเองอย่างย่อ ๆ เพื่อส่งไปสมัครงานกับบริษัท ห้างร้านที่เราสนใจ ในจดหมายจะอธิบายว่า เราสนใจสมัครงานในตำแหน่งใด และเราเหมาะสมกับตำแหน่งงานอย่างไรบ้าง ซึ่งจดหมายสมัครงานที่ดีต้องสั้น กระชับ ได้ใจความ อ่านง่าย สะอาด และไม่แสดงประวัติส่วนตัวมากนัก ดังนั้นจดหมายสมัครงานจึงเป็นด่านแรกที่นายจ้างเราจะเห็นเป็นอันดับแรก ส่วนใหญ่การเขียนจดหมายสมัครงานเป็นภาษาอังกฤษจะดีกว่า เนื่องจากจะบ่งชี้ถึงความสามารถของผู้สมัครงานว่ามีความสามารถมากน้อยแค่ไหน
การเขียนจดหมายที่ดีและทำให้เกิดความสะดุดตา เป็นเรื่องที่ควรพิจารณาเอาไว้บ้าง เนื่องจากองค์กรชั้นนำ มีคนมากมายต่างเขียนจดหมายมารุมสมัครมากมายก่ายกอง ฉะนั้นการคัดทิ้ง จึงเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้ หากด่านแรกเราไม่ผ่านก็นับว่ายาก ที่จะได้ไปถึงขั้นต่อไป เนื่องจากการสมัครงาน วัตถุประสงค์แรกเลยคือ ทำอย่างไรจึงจะได้รับการเชิญมาสัมภาษณ์ ส่วนจะได้หรือไม่ก็เอาไว้เป็นขั้นตอนถัดไป
การเขียน
Cover Letter แบบโดนใจ เพื่อให้นายจ้างสนใจจะอ่าน Resume ของเราต่อ สามารถสรุปได้ดังนี้
1. หัวเรื่องอะไร ซึ่งเป็นส่วนที่มีความสำคัญมาก ส่วนใหญ่เราไม่ค่อยได้ให้ความสำคัญกับหัวเรื่องสักเท่าไหร่ อันนี้เป็นอาวุธทำลายกลยุทธ์ “อ่านผ่านแล้วลงถัง” ควรเขียนตัวหนา 2 บรรทัด เป็นอย่างมาก ควรจะเข้าเป้าตรงประเด็นว่าทำไมคุณเหมาะกับงานนี้ หรือทำไมไม่ควรพลาดการนัดสัมภาษณ์คุณ ดังตัวอย่าง
The reasons why I believe I may be the candidate you are looking for regarding the [job title]
I would love the opportunity to be interviewed in person for the position of [job title]
2. การจ่าหน้าถึงผู้รับ คนส่วนใหญ่มักใช้คำเริ่มต้นจาก 3 กลุ่มนี้
a. Dear Sir/Madam, To Whom It May Concern
b. Dear HR Director, VP-HR, Hiring Manager
c. Dear Khun Passakorn, Dear Mr.Mitchell
ข้อ a ดูจะเป็นข้อที่คนเลือกใช้มากที่สุด แต่ในมุมกลับกันกลับเป็นข้อที่ไม่ควรใช้มากที่สุดหากหลีกเลี่ยงได้ ยิ่ง To Whom It May Concern หากหลีกเลี่ยงได้ควรหลีกเลี่ยง และควรเข้าใจว่าคำว่า WHOM นั้นคือใคร เอาให้ครบทั้งชื่อและนามสกุล ควรลองหาดูตามเว็บไซต์ หรืออาจโทรหา เพราะว่าจริง ๆ แล้วส่วนใหญ่ในประกาศสมัครงานจะบอกว่า คุณควรจะส่งจดหมายไปหาใคร ถ้าลงแค่ตำแหน่ง คุณอาจจะต้องลองโทรไปถามว่า HR Director ของบริษัทที่คุณจะสมัครเขาชื่อ-นามกุลอะไร แต่หากหาไม่ได้ ได้แค่ชื่อตำแหน่งก็คงไม่เป็นไร เพียงแต่นี่คือเคล็ดลับที่จะทำให้คนอ่าน ซึ่งต้องอ่านจดหมายสมัครงานหลาย ๆ ฉบับต่อวัน รู้สึกประทับใจ ส่วนข้อ c เป็นข้อที่เหมาะสมที่จะใช้มากที่สุด
3. จดหมายไม่ควรบรรยายเกินหนึ่งหน้า มีการเว้นบรรทัดและเว้นช่องหรือเคาะ Space Bar ตามความเหมาะสมให้หายใจหายคอกันบ้าง ควรมีประมาณไม่เกิน 3 ย่อหน้า ไม่อย่างนั้นจะดูเยอะและพาลทำให้ขี้เกียจอ่าน เขียนขายตัวเองให้มากที่สุดที่ตรงตามคุณสมบัติที่เขาประกาศไว้ และแน่นอนว่าอย่าโม้ สิ่งไหนไม่เจ๋งอย่าเขียนลงไป วัตถุประสงค์ของเนื้อความ อาจบรรยายผลงาน ความสำเร็จ และคุณสมบัติของคุณที่ตรงกับที่เขาต้องการ จำไว้ว่าวัตถุประสงค์ของจดหมายสมัครงานคือ ทำให้เขาเรียกคุณสัมภาษณ์ให้ได้ อย่างอื่นค่อยว่ากันทีหลัง เพราะหากคุณไม่ถูกเรียก อย่างอื่นก็หมดความหมาย อาจจะลงท้ายจดหมายว่า เราสนใจที่จะได้รับการสัมภาษณ์ หรือเราจะให้รายละเอียดเพิ่มเติมที่น่าสนใจแก่เขา หากเราได้รับการสัมภาษณ์ เป็นต้น ภาษาอังกฤษเขียนได้ดังนี้ If possible, can we make an appointment for an interview in next week? I have researched (company name) and am excited about this opportunity. I would love the chance to interview for this position and am available at your earliest convenience.
4. การปฏิบัติการ Double Action Theory ถ้าคุณส่งจดหมายไปแล้ว 2-3 สัปดาห์แล้วเงียบให้ใช้มุขนี้เพิ่มเติม อาจได้ผลหรือไม่ได้ผลแต่ก็ดีกว่าเงียบหายไปกับสายลม ให้เขียนจดหมายซ้ำไปอีกฉบับ โดยบรรยายเริ่มต้นว่า I realize you have you have probably received many applications for the [job title]. I am extremely interested in this position and would love the opportunity to be interviewed. I am following up with letter and my attached resume in case my originals were lost in first time around แล้วก็ต่อด้วยจดหมายเดิมที่เขียนไว้ครั้งแรก
5. หลังจากได้รับการสัมภาษณ์แล้วต้องมีจดหมายติดตามอีกหนึ่งฉบับ (Follow Up Letter) อาจแสดงความขอบคุณ ความกรุณาที่ให้โอกาสสัมภาษณ์และเน้นย้ำว่าคุณสนใจงานนี้มาก ๆ หลายคนที่สัมภาษณ์มักลืมจดหมายสำคัญฉบับนี้ เนื่องจากอาจไม่ได้ใส่ใจ แต่จงจำไว้ว่า โอกาสสร้างความประทับใจ และความแตกต่างจากผู้สมัครอื่นมีแค่ครั้งเดียว
Application Letter: จดหมายสมัครงาน
จดหมายสมัครงาน (Application Letter) เป็นจดหมายที่เราเขียนขึ้นเพื่อแนะนำตัวเองอย่างคร่าว ๆ เมื่อเราส่ง Resume และเอกสารสมัครงานไปยังบริษัท แม้ว่าจะมีคำแนะนำสำหรับการเขียนจดหมายสมัครงานว่าจะต้องเขียนข้อมูลอย่างโน้นอย่างนี้ไปต่าง ๆ นานา แต่โดยส่วนใหญ่จดหมายสมัครงานประกอบด้วย
1. ที่ด้านขวาบนของกระดาษจะเขียนที่อยู่ของผู้ส่งจดหมายหรือผู้สมัครงานนั้นเอง เช่น
ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ
1234.567 ซอย..........ถนน........... 1234/567 Soi……., Rama I Road,
แขวง...............เขต.............. Rongmuan, Pathumwan,
กรุงเทพฯ 10330 Bankok 10330
2. วัน เดือน ปี ที่ส่งจดหมาย นิยมเขียนไว้กึ่งกลางของกระดาษ สำหรับเดือนควรใส่ชื่อเต็ม หรือชื่อย่อไม่ควรใช้ตัวเลขแทนชื่อเดือน ส่วนปีนั้นหากเราเขียนจดหมายเป็นภาษาไทยให้ใช้เป็นปี พ.ศ. แต่หากเขียนเป็นภาษาอังกฤษให้ใช้เป็นปี ค.ศ. และปัจจุบันไม่ว่าปี พ.ศ. หรือ ค.ศ. ต่างก็นิยมเขียนเป็นตัวเลข 4 หลักมากกว่าที่จะเขียนเพียง 2 ส่วน
ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ
1 พฤษภาคม 2550 หรือ 1 January 2007 or
10 มิ.ย. 2550 15 Aug. 2007
3. เราจะต้องแยกพิจารณาระหว่างการเขียนแบบไทยและแบบอังกฤษ ดังนี้
ภาษาไทย
ถ้าเป็นการเขียนแบบไทย เราไม่นิยมระบุที่อยู่ผู้รับ แต่จะเขียนในรูปแบบ
เรื่อง วัตถุประสงค์การส่งจดหมาย
เรียน ชื่อหรือแผนกของผู้รับ
เช่น
เรื่อง ขอสมัครงาน
เรียน คุณสมศรี สตรีไทย (หรือระบุชื่อแผนก เช่น ฝ่ายบุคล)
ภาษาอังกฤษ
การเขียนแบบฝรั่งจะระบุลงไปด้วยว่าผู้รับจดหมายอยู่ในแผนกใด ตามด้วยที่อยู่ของผู้รับจดหมาย อย่างไรก็ตาม ถ้าเราไม่ทราบจริง ๆ ว่า ผู้รับอยู่แผนกใด ก็อาจจะละเว้นชื่อแผนกแล้วเขียนเฉพาะที่อยู่ก็ได้ แล้วใช้คำขึ้นต้นว่า Dear Sir เช่น
Personnel Division
1234/567 5th Floor, Silom Rd.,
………………………………….
Dear Sir,
………………………………….
4. ส่วนเนื้อหาคือส่วนที่สำคัญที่สุดของจดหมาย ถ้าเราไปอ่านหนังสือที่เกี่ยวกับการสมัครงานเรามักจะแนะนำให้เราเขียนข้อมูลอย่างโน้นอย่างนี้ลงไปต่าง ๆ นานา แต่จากการสอบถามไปยังผู้ที่ทำงานด้านบุคคลของหลาย ๆ หน่วยงานต่างก็มีความเห็นคล้ายกันว่า เนื้อหาของจดหมายสมัครงานควรเขียนให้สั้น กระชับ โดยเขียนเฉพาะวัตถุประสงค์หลัก ๆ ของการส่งจดหมายเท่านั้น ไม่ควรนำส่วนที่เป็นข้อมูลส่วนตัวมาเขียนลงไปด้วย เพราะข้อมูลนี้มีอยู่แล้วใน Resume มิฉะนั้นแล้วจดหมายของเราจะยืดยาวมาก ทำให้ผู้รับต้องเสียเวลาอ่าน หรือไม่อยากอ่านจดหมายเลย ซึ่งจะส่งผลเสียต่อการสมัครงานของเราได้ โดยคำแนะนำในการเขียนเนื้อหาจดหมายคือ บอกว่าเราพบประกาศรับสมัครงานนี้จากที่ใด วันเวลาใด และต้องการสมัครงานในตำแหน่งใด แล้วตามด้วยการระบุเอกสารที่เราแนบมา พร้อมความคาดหวังในการสอบสัมภาษณ์ เช่น
กระผม/ดิฉัน ได้พบประกาศรับสมัครงานของท่านจาก (ชื่อสื่อ เช่น ชื่อหนังสือพิมพ์ ชื่อวารสาร หรือชื่อเว็บไซต์) เมื่อวันที่ 1 มกราคม 2550 หลังจากพิจารณาแล้วพบว่า กระผม/ดิฉันมีคุณสมบัติครบถ้วนตามที่ท่านระบุไว้ในประกาศ ดังนั้นจึงมีความประสงค์ที่จะสมัครงานในตำแหน่ง (ระบุตำแหน่งงานทั้งหมดที่ต้องการสมัคร)
ทั้งนี้กระผม/ดิฉัน ได้แนบประวัติย่อ และเอกสารที่จำเป็นอื่น ๆ เพื่อให้ท่านได้พิจารณา และหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้รับโอกาสในการสอบสัมภาษณ์เพื่อชี้แจงข้อมูลเพิ่มเติมอื่น ๆ ต่อไป
หรือในกรณีเขียนเป็นภาษาอังกฤษ เช่น
I have seen your job advertisement on (eg. The Nation Newpaper or Job Job Job Magazine or THAICYBERJOB.com) posted on 1st May 2007 and I think my qualification will fulfill your requirement so I want to apply for the position: (eg. Electrical Engineer and Process Engineer)
I have enclosed resume and other documents for your consideration and hope for the opportunity to get an interview call.
5.คำลงท้ายที่นิยมใช้กันในการเขียนจดหมายสมัครงาน มีดังนี้
ภาษาไทย ภาษาอังกฤษ
ขอแสดงความนับถือ แบบอังกฤษ: Your Sincerely, หรือ Your Faithfully,
ด้วยความเคารพอย่างสูง แบบอเมริกัน: Sincerely Your, หรือ Faithfully Yours,
6.ส่วนชื่อของผู้ส่งจดหมายควรมีลายเซ็นด้วย แล้วตามด้วยชื่อและนามสกุลของผู้ส่งปกติ
วิธีการเขียนจดหมายสมัครงานภาษาอังกฤษ
เนื่องจากผู้สมัครเพิ่งจบการศึกษามาใหม่ ๆ หรือเพิ่งจบมาไม่นานก็มักจะมีข้อมูลประสบการณ์ในการทำงานน้อยกว่าผู้ที่ทำงานมาเป็นเวลานานแล้ว ทำให้จดหมายของผู้สมัครที่เพิ่งจบใหม่ หรือมีประสบการณ์ มีลักษณะแตกต่างกัน คือ จะนำเอาส่วนที่เป็นประวัติย่อรวมไปด้วย ดังนั้นส่วนที่เป็นเนื้อหาของจดหมายสมัครงานประเภทนี้จะประกอบด้วย
ส่วนแรก จะเป็นการกล่าวถึงแหล่งที่คุณทราบข่าวประกาศรับสมัครงาน พร้อมระบุตำแหน่งที่สนใจลงไป
ส่วนที่สอง เป็นส่วนที่ให้ข้อมูลคล้ายกับประวัติย่อส่วนตัว ซึ่งประกอบด้วย
-อายุ
-สถานภาพการสมรส
-การศึกษา โดยอาจจะระบุวิชาที่เรียนลงไปด้วย
-ประสบการณ์และกิจกรรมที่เด่น ๆ
ส่วนที่สาม ขอเข้ารับการสัมภาษณ์ โดยควรกล่าวในเชิงที่ขึ้นอยู่กับความสะดวกของนายจ้างมากกว่า
วันนี้อากาศดีมากกกก ทำให้มีอารมณ์เขียนข้อความดี ๆ หลังจากที่หายไปแรมปี วันนี้ขอแนะนำข้อมูลดี ๆ เกี่ยวกับการสมัครงานออนไลน์ ซึ่งก่อนอื่นต้องขอขอบคุณข้อมูลดี ๆ จาก www.jobBKK.com ด้วยนะค่ะ ที่มีเรื่องราวดีดีออกมาให้สมาชิกอย่างอย่างดิฉันได้อ่านและเลือกปฏิบัติตามอะค่ะ โดยเฉพาะในยุคปัจจุบันที่เป็นยุคแห่งข้อมูลข่าวสาร ยุค IT จึงทำให้การหางานทำทุกวันนี้นั้นสามารถทำได้ง่ายแสนง่าย เพียงแค่ click เข้าอินเตอร์เน็ตก็สามารถหางานได้อย่างง่ายดายแล้ว แต่ในความง่ายนั้นมันก็ย่อมมีอุปสรรค ซึ่งนั้นก็คือมีการแข่งขันกันสูงมากเลยทีเดียว เพราะผู้สมัครงานทุกวันนี้มีจำนวนมากนั่นเอง ดังนั้นจึงต้องมีการนำข้อมูลเกี่ยวกับการสมัครงานมาให้เพื่อน ๆ ที่กำลังมองหางานได้อ่านกันนะค่ะ